Por Ronald Dauscha, presidente executivo da FNQ
O presente artigo visa a abordar o controle de três aspectos muito importantes na nossa vida corrida do dia a dia: a gestão do tempo, a gestão de atividades e a gestão de mensagens (correio eletrônico e mensagens de aplicativos), sem o qual passaremos a ser escravos desses elementos e não, os seus donos.
Tempo
Acordamos assustados: são sete da manhã, o café já irá tomar um tempinho, haverá uma reunião às oito e meia, outra depois da hora do almoço e, para o período da tarde, estão planejadas mais duas reuniões, com um pequeno intervalo entre elas, além de mais uma hora disponível para correr atrás de temas atrasados até o final do expediente.
Nesses espaços “não ocupados”, nos quais, no começo do dia, imaginávamos poder despachar, operacionalizar ações e ler todas as mensagens pendentes (correio eletrônico, aplicativos de mensagens rápidas etc.), somos surpreendidos por telefonemas, novas mensagens e até mesmo por imprevistos de ordem pessoal, o que nos obriga a interromper, inúmeras vezes, aquilo que havia sido planejado. Na verdade, o turno do dia não termina aí: as demandas prosseguem até o jantar e, às vezes, continuam até enquanto assistimos ao noticiário da TV. Vamos dormir exaustos, com a cabeça cheia de tarefas não cumpridas. O relatado aqui é um exemplo do que pode acontecer quando o recurso tempo (sim, tempo é um recurso, como qualquer outro neste planeta) não é disciplinado, como antecipa o título desse artigo.
Atividades
O tempo que escapou de nossas mãos, as mensagens e os telefonemas que deixamos de retornar possuem, como base, conteúdos e complexidades diversos, que são aceitos por meio de ordens, pedidos, atividades de projeto e até mesmo de nossa proatividade, os quais, normalmente, são tratados com deferência democrática. Além disso, o somatório das durações individuais de todos os temas urgentes, obrigações, telefonemas, metas e tarefas simples pode ocupar muito mais tempo do que normalmente se encontra disponível em um simples dia de trabalho.
O desespero pelo desbalanço entre os inúmeros trabalhos que teriam de ser feitos (e que, na maioria das vezes, se houvesse tempo disponível, seriam realizados com perfeição) e o tempo de que se dispõe pode nos induzir a fazer contínuas anotações de toda e qualquer tarefa (o que pode ser feito em cadernos, blocos de notas ou avançados aplicativos). Usualmente, esses registros seguem uma lógica e taxonomia particulares, com definição de datas-limite para início de sua execução. No entanto, normalmente, elas apenas se acumulam, gerando ainda mais ansiedade. A busca incessante pelo equilíbrio reforça a necessidade de disciplina na gestão de atividades.
Mensagens
Durante o período reservado para o almoço, quando se deveria poder desfrutar algum descanso para recarregar as baterias, sonhamos com a possibilidade de conseguir processar, no período da tarde, todas as mensagens recebidas e/ou acumuladas até o momento. Mas, ao retornar ao local de trabalho, verificamos que muitos novos avisos, alertas e correspondências já foram acrescentadas ao volume anterior.
Paralelamente, muitas outras novas mensagens continuam a explodir no celular, de forma insistente e acumulativa, o que acaba por tirar o foco daquilo que se estava processando. A tendência será a de dar prioridade às mensagens mais urgentes, de emergência, do seu superior ou de sua própria família.
Com toda essa tribulação, quando se chegar à primeira reunião da tarde, tanto o correio eletrônico como as conversas em aplicativos estarão saturados e já se começará a segunda parte do dia extremamente ansioso. Tudo isso aponta para o fato de que, necessariamente, as atividades demandam disciplina, a fim de se minimizar o estresse laboral e alcançar melhores resultados.
É possível que um leitor que tenha alcançado um grau de organização mais avançado não tenha se identificado com as situações acima descritas. Para aqueles leitores que, ao contrário desses últimos, ainda padecem da angústia de ver tarefas acumuladas e da falta sistemática de tempo para as outras atividades humanas, seguem, abaixo, orientações direcionadas à gestão do tempo, de atividades e de mensagens.
Para a gestão de tempo
1. Planeje diariamente (ou no dia anterior) compromissos, atividades ou contatos a serem realizados.
2. Limite o tempo para responder e-mails e o número de reuniões por dia.
3. Defina o “Pareto” dos afazeres diários e foque nos 20% que deverão trazer 80% dos seus resultados.
4. Desenhe interrupções em alguns momentos do dia para resolver temas privados ou relaxar.
Para a gestão das atividades (como um todo, não só as do dia)
1. Registre as atividades ou ideias (em papel ou aplicativo) e acompanhe regularmente o andamento.
2. Recuse tarefas não adequadas (conhecimento e/ou disponibilidade) ou delegue responsabilidades.
3. Agende todas as tarefas com data de início (se for o caso, horário) e meta de conclusão.
4. Priorize e execute tarefas segundo urgência e importância e não se distraia com temas paralelos.
Para a gestão de mensagens (correio eletrônico e mensagens expressas)
1. Verifique duas ou três vezes por dia o correio eletrônico e reduza reações imediatas a aplicativos.
2. Priorize as mensagens e as redirecione para pastas com taxonomias adequadas.
3. Despache mensagens de resposta rápida, programe as complexas e cancele as recorrentes.
4. Arquive, devidamente, documentos anexados de mensagens sem movimentação e interação.
A importância de se implantar – pelo menos parte dessas sugestões – fica clara no início desse artigo e a conscientização, as práticas iniciais e a persistência nos novos procedimentos sugeridos produzem muito rapidamente resultados surpreendentes. Cada pessoa pode – e deve – desenvolver variantes ou novas atitudes em relação ao pacote descrito, pois cada indivíduo tem seus próprios processos já validados, que podem trazer ganhos adicionais e específicos para as próprias demandas.
