Resumo
A Advocacia Muzzi, sempre com a intenção de compreender amplamente os objetivos e interesses de seus clientes e a fim de atender suas solicitações de forma coerente e sempre de acordo com suas expectativas, criou um processo de captação, estruturação e disponibilização interna das informações de seus clientes, não apenas para uso interno, mas também disponível e acessível para os clientes.
Nesta prática trataremos da estruturação e disponibilização interna das informações, sendo que o processo de captação está descrito na prática Processo de Descoberta.
Estas informações ficam centralizadas em pastas eletrônicas específicas para cada cliente e, dentro de cada cliente, cada projeto. A alimentação das pastas encontra-se regulada em procedimentos específicos e ocorre em tempo real, ou seja, cada ata de reunião com cliente, cada correspondência, cada minuta, cada trabalho entregue. Com esta estruturação os usuários responsáveis podem acessá-las de forma rápida e objetiva, tendo disponibilizado o quadro completo e a segurança de sua atualização sem o risco do extravio de documentos, o que é essencial para a boa continuidade de um serviço jurídico.
Foi redigido um manual onde se apresenta o modelo de como novas pastas eletrônicas devem ser criadas, como as atuais devem ser mantidas, bem como as responsabilidades de quem pode criar ou deletar pastas e documentos.
A estrutura da Pasta do Cliente fica subdividida da seguinte forma:
Pasta do Cliente
– Projeto (Pró-Memória/ Jurisprudência/Legislação/ Pesquisa/ Trabalho/ Correspondência/ Capa a Capa/ Controle de Protocolos/ Publicações)
– Gestão – critérios aplicáveis, histórico do relacionamento
– Documentos do Cliente
– Relatórios
